¿Qué hay de nuevo en el uso de WhatsApp en el trabajo?

¿Es WhatsApp una herramienta segura y conveniente para comunicarse en el trabajo?

La mayoría de nosotros hemos sido agregados a grupos de WhatsApp con familiares y amigos. Es la plataforma perfecta para anunciar una nueva llegada para la familia extendida u organizar una salida nocturna con amigos, pero ¿es este el lugar para discutir los negocios de la empresa?

La buena comunicación consiste en hacer llegar el mensaje correcto a las personas adecuadas en el momento adecuado, según el analista de redes sociales Stephen O’Leary, director general de Olitco. «Si el mensaje es urgente, las aplicaciones de mensajería a menudo pueden ayudar a que se entregue de la manera más rápida posible. Las aplicaciones de mensajería pueden ser una excelente manera de tener discusiones grupales; cualquiera con un buen WhatsApp puede dar fe de esto».

La psicoterapeuta clínica, Stephanie Regan, trabaja con empleadores y cree que las aplicaciones sociales para el chat social y la diversión deben mantenerse, incluso si se trata de un grupo de trabajo. «Estos límites van a ser mucho más importantes ahora».

La seguridad de nuestros datos también es más importante ahora, que se ha convertido en el foco de atención después de un ataque de ciberseguridad en HSE.

O’Leary dijo que el problema de seguridad que rodea al uso de aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp no ​​se trata tanto de la aplicación como del dispositivo al que accede, generalmente su teléfono. «Si el correo electrónico del trabajo está en su teléfono, puede describirlo como una aplicación de mensajería. Los pasos de seguridad básicos, como habilitar la autenticación de dos factores, ayudarán a mejorar la seguridad, independientemente de la aplicación que utilice».

Sin embargo, la aplicación en sí, que es propiedad de Facebook, ha sido atacada por piratas informáticos en el pasado reciente. En mayo de 2019, WhatsApp implementó una solución de seguridad para sus 1.500 millones de usuarios en todo el mundo después de que surgieran preocupaciones de que los piratas informáticos pudieran inyectar software espía en los teléfonos a través de la función de llamada. La vulnerabilidad permitió a los piratas informáticos introducir malware en los teléfonos al ponerse en contacto con el objetivo mediante la aplicación.

WhatsApp proporciona cifrado de extremo a extremo, pero esto no cubre las copias de seguridad ni las exportaciones de chat de forma predeterminada. Todas las conversaciones y documentos todavía se almacenan en uno de los centros de datos de Facebook, posibles objetivos de ataques cibernéticos.

Misha McInerney, directora de marketing del Digital Marketing Institute, insta a las empresas a pensar detenidamente antes de usar WhatsApp para comunicarse con los empleados.

«Las empresas no pueden organizar grupos de WhatsApp. Lo que quiero decir con esto es que alguien del grupo puede compartir información sobre la empresa calificada y la empresa no puede revocar el acceso o controlar esta información».

También dijo que, aunque existe un cifrado de extremo a extremo, la copia de seguridad del chat no está cifrada, ni la información si el usuario elige descargar el historial del chat y, de nuevo, la empresa no puede controlarlo ni supervisarlo.

WhatsApp comparte datos personales con su empresa matriz, Facebook. El gigante de las redes sociales es una máquina de recopilación de datos y no tiene un buen historial de cómo maneja los datos de sus usuarios. El escándalo de Cambridge Analytica es un buen ejemplo.

Los datos que se comparten con Facebook incluyen su número de teléfono, ID de dispositivo, ubicación y cierta información de uso.

Según McInerney de DMI, esta información probablemente se utilizará para anuncios más específicos en el futuro, que es lo que ya sucedió entre Facebook e Instagram.

Sin embargo, WhatsApp dijo que ese no era el caso. No comparta datos con Facebook para proporcionar experiencias publicitarias más relevantes en Facebook, y solo lo hará cuando llegue a un entendimiento con el Comité de Protección de Datos de Irlanda sobre un mecanismo futuro para permitir dicho uso.

La empresa dijo que compartir la información con las empresas de Facebook le ayuda a mejorar sus servicios. Al compartir información con otras empresas de Facebook, como el número de teléfono que verificó al registrarse en WhatsApp y la última vez que se usó su cuenta, es posible que podamos averiguar si una cuenta de WhatsApp en particular pertenece a alguien que también está usando otro Facebook. servicio corporativo Esto nos permite reportar con mayor precisión información sobre nuestros servicios y mejorar nuestros servicios.

WhatsApp dijo que también está compartiendo la información con Facebook para ayudar a combatir el spam y el abuso. «Entonces, por ejemplo, si algún miembro de las empresas de Facebook descubre que alguien está utilizando sus servicios con fines ilegales, puede desactivar su cuenta y notificar a otras empresas de Facebook para que también puedan considerar hacer lo mismo».

Dejando a un lado las preocupaciones de seguridad, un mensaje en WhatsApp es menos formal que un correo electrónico, porque se envía en una plataforma social y usarlo para comunicarse con colegas corre el riesgo de desdibujar los límites del trabajo y la vida.

Como dijo la psicoterapeuta clínica Stephanie Reagan, debería quedarse para «charlar».

«La comunicación constante puede hacer que uno se sienta» siempre «, dejando el cuerpo en alerta, lo que aumenta los niveles de cortisol y dificulta la relajación. Con el tiempo, el sueño se vuelve más difícil y el estado de ánimo y la concentración pueden verse afectados.

En esta nueva fase de trabajo híbrido, recomienda que los correos electrónicos y los contactos estén más organizados. «Se puede programar el acceso a contactos y correos electrónicos en horario laboral».

Un código de prácticas sobre el derecho a desconectar Fue publicado por Tanist y el ministro de Comercio y Empleo, Leo Varadkar, en abril.

El derecho a desconectarse se refiere al derecho de un empleado a poder retirarse del trabajo y abstenerse de participar en actividades relacionadas con el trabajo fuera del horario laboral normal. Un portavoz del departamento dijo: «Esto incluye comunicaciones electrónicas, como correos electrónicos u otros mensajes, incluidos los recibidos a través de plataformas más nuevas como WhatsApp».

Los grupos empresariales Ibec y CIPD Ireland recomiendan a las empresas que establezcan una política que aconseje a los empleados el uso correcto de las aplicaciones de mensajería instantánea para las comunicaciones empresariales, respetando el código de prácticas recientemente introducido sobre el derecho a desconectarse.

«Con la proliferación de herramientas de redes sociales, incluido WhatsApp, recomendamos que los empleadores implementen una política que asesore a los empleados sobre las reglas básicas sobre el uso de dichas plataformas. A menudo es necesario aclarar dónde los chats de WhatsApp están destinados específicamente al contenido empresarial». dijo Mary Connaughton, directora de CIPD Irlanda.

El grupo empresarial Ibec también recomienda una política formal para determinar cuándo y cómo se utilizan las aplicaciones de mensajería instantánea.

«Algunos empleadores pueden usar aplicaciones de mensajería instantánea para comunicaciones de empleados urgentes, generalmente excepcionales, como notificaciones sobre advertencias de clima severo», dijo Mev McElloy, Director de Relaciones con los Empleadores. «El otro tipo de uso podría ser ofrecer oportunidades de trabajo adicionales o buscar acuerdos de cobertura cuando el tiempo sea crítico. El propósito y el alcance de las comunicaciones en las aplicaciones de mensajería instantánea deben ser claros para los empleados, junto con cualquier expectativa sobre las respuestas a estos mensajes».

La Sra. McElwee también dijo que el remitente debe tener debidamente en cuenta el momento de su comunicación y la posibilidad de inconvenientes. «El destinatario debe comprender que no se esperará que responda hasta que se reanude el horario de trabajo. Siempre tenga en cuenta el tono / contenido / contexto de los mensajes de texto, correos electrónicos y otras comunicaciones electrónicas, incluidas las aplicaciones de mensajería instantánea».